Projektablaufplan erstellen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie einen Projektablaufplan erstellen.
Um einen Projektablaufplan zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Suchfeld (ALT+Q) und suchen Sie die Seite Ablaufpläne.
- Die Seite Ablaufpläne wird angezeigt. Auf dieser Seite werden alle vorhandenen Ablaufpläne angezeigt.
Abbildung: Projektablaufplan erstellen - Um einen neuen Projektablaufplan zu erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf die Option Neu.
- Die Seite Projektablaufplan wird angezeigt.
Abbildung: Seite Projektablaufplan - Vervollständigen Sie die Informationen unter dem Register Allgemein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Die Nummer des Projektablaufplans wird vom System automatisch vergeben, wenn Sie die Nummernserie eingerichtet haben. Weitere Informationen zur Einrichtung der Nummernserie für Projektablaufpläne erhalten Sie unter dem Abschnitt Nummernserie für Ablaufpläne einrichten. |
| Beschreibung | In diesem Feld können Sie eine Beschreibung angeben, wenn Sie zuerst im Feld Projektnr. das Projekt für diesen Projektablaufplan zuordnen, fügt das System den Projektnamen in dieses Feld ein. |
| Projektnr. | Geben Sie unter dem Feld Projektnr. das Projekt an, um den Projektablaufplan diesem Projekt zuzuordnen. Die Zuordnung ist erforderlich, um im späteren Verlauf dieser Anleitung Budgetzeilen aus dem Projekt in die Zeilen der Ablaufplanung zu übertragen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Abschnitt Projektbudgetzeilen in den Ablaufplan übertragen. |
| Projektbeschreibung | Dieses Feld wird automatisch vom System gefüllt und kann nicht bearbeitet werden. Der angezeigte Wert entspricht der Beschreibung des Projekts im Feld Projektbeschreibung auf der Projektkarte. Durch Klicken auf den angezeigten Wert navigieren Sie zur Seite Projekte Übersicht. |
| Verk. an Debitornr. | In diesem Feld wird die Nuer des Debitoren angezeigt, für den dieses Projekt erstellt wurde. |
| Verk. an Debitorenname | In diesem Feld wird der Name des Debitoren angezeigt, für den dieses Projekt erstellt wurde. |
| Verantwortlich | In diesem Feld können Sie den Code des Projektveranwortlichen angeben. Wenn Sie im Feld Projektnr. bereits ein Projekt angegeben haben, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt, wenn auf der Projektkarte ein Veranwortlicher definiert ist. |
| Verantwortlich Name | In diesem Feld wird der Name des Verantwortlichen angezeigt, wenn Sie im Feld Verantwortlich den Code des Veranwortlichen angegeben haben. Wenn Sie im Feld Projektnr. bereits ein Projekt angegeben haben, wird dieses Feld automatisch vom System ausgefüllt. |
| Basis-Arbeitszeitmodellcode | In diesem Feld können Sie das Arbeitszeitmodell hinterlegen. Dieses Feld hat Einfluss darauf, wie die Zeilen im Projektablaufplan geplant werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Abschnitt Arbeitszeitmodell erstellen. |
| Aufgabenerstellung bei Ablaufplanaktivierung | Aktivieren Sie diesen Schieberegler, wenn Sie beim Aktivieren des Ablaufplans (Wert In Bearbeitung im Feld Planungsstatus) auch Aufgaben erstellen möchten. |
| Vorgegebenes Anfangsdatum | In diesem Feld können Sie das Anfangsdatum für den Projektablaufplan angeben. Dieses Datum bestimmt das Anfangsdatum der Ablaufplanzeilen. |
| Vorgegebenes Enddatum | In diesem Feld können Sie das Enddatum für den Projektablaufplan angeben. Dieses Datum bestimmt das Enddatum der Ablaufplanzeilen. |
| Manuelle Terminberechnung | Aktivieren Sie diese Option, um Termine manuell zu berechnen. |
| Projektbudget aktualisieren | Aktivieren Sie den Schieberegler für die Option Projektbudget aktualisieren. Diese Option ermöglicht es Ihnen, geplante Mengen (beispielsweise die Anzahl der erforderlichen Stunden für eine Position im Ablaufplan) in das Projektbudget zu übertragen, wenn der Ablaufplan aktiviert wrid. Weitere Informationen dazu erhatlen Sie unter dem Abschnitt Fehlende Mengen in Projektablaufplanzeilen hinzufügen. |
| Anzeigen nach | Über die in diesem Feld auswählbaren Werte (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr oder Buchhaltungsperiode) können Sie die zeitliche Planung in den Ablaufplanzeilen festlegen. |
| Planungsstatus | In diesem Feld wird der Status des Ablaufplans angezeigt. |
| Startdatum | In diesem Feld wird das Startdatum angezeigt. |
| Endedatum | In diesem Feld wird das Endedatum angezeigt. |
| Arbeitsstatus | In diesem Feld wird der Status des Ablaufplans angezeigt. |
| Res.-Matrixzellenwert | In diesem Feld können Sie zwischen den Werten Menge und % wählen. Die Auswahl des Werts hat Einfluss auf die unter dem Register Zeilen angezeigten Zeilen. |
Sie haben einen Projektablaufplan erstellt, müssen aber noch Zeilen zu diesem Projektablaufplan hinzufügen.
In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie:
- Projektbudgetzeilen in den Ablaufplan übertragen
- Projektablaufpläne gliedern
- Fehlende Mengen in Projektablaufplanzeilen hinzufügen
- Termine neu berechnen
- Bearbeiter zuweisen
- Ablaufplan aktivieren
Projektbudgetzeilen in den Ablaufplan übertragen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Zeilen aus dem Projektbudget in den Ablaufplan übertragen. Für diese Funktion ist ein Projektbudget erforderlich, weitere Informationen dazu, wie Sie ein Projektbudget erstellen erhalten Sie unter dem Abschnitt Projektbudget festlegen.
Um die Zeilen in den Projektablaufplan zu übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Suchfeld (ALT+Q) und suchen Sie die Seite Ablaufpläne.
- Die Seite Ablaufpläne wird angezeigt. Auf dieser Seite werden alle vorhandenen Ablaufpläne angezeigt.
- Öffnen Sie den entsprechenden Projektablaufplan für das zu planende Projekt.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Vorgang > Zeilen holen.
- Das Fenster Projektbudgetzeilen holen wird angezeigt. Definieren Sie mit den Filteroptionen die Zeilen, die Sie übertragen möchten. Wenn Sie keinen Filter anwenden, werden alle Positionen (mit den Projektbudgetzeilen) aus dem Projektbudget in den Projektablaufplan übertragen.
- Um die Zeilen aus dem Projektbudget in den Ablaufplan zu übertragen, klicken Sie auf OK.
- Die Zeilen werden in den Ablaufplan übertragen.
Sie haben Budgetzeilen aus dem Projekt in den Projektablaufplan übertragen.
Abbildung: Projektablaufplan mit übertragenen Projektbudgetzeilen - Beim Transfer der Projektbudgetzeilen in den Projektablaufplan werden die in der Spalte Zeilenart enthaltenen Werte geändert. In unserem Beispiel werden die Werte Überschrift und Position im Projektbudget beim Transfer in den Projektablaufplan zu Phase und Aufgabe geändert.
Abbildung: Transfer der Projektbudgetzeilen
Sie haben die Projektbudgetzeilen in den Projektablaufplan übertragen. Wenn (wie in unserem Screenshot gezeigt) keine Menge für die Planung übertragen wurden, liegt das daran, dass diese nicht im Projektbudget hinterlegt sind. Sie können diese Mengen aber in der Projektablaufplanung ergänzen und in das Projektbudget zurückspielen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter dem Abschnitt Fehlende Mengen in Projektablaufplanzeilen hinzufügen.
Projektablaufpläne gliedern
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Projektablaufplan gliedern. Im Abschnitt Projektbudgetzeilen in den Ablaufplan übertragen wurde beschrieben, wie Sie Zeilen aus dem Projektbudget in den Projektablaufplan übertragen können. Wie in dem Screenshot (siehe Abbildung: Transfer der Projektbudgetzeilen) gezeigt, wurden dabei aus jeder Zeile aus dem Projektbudget mit dem Wert Überschrift im Ablaufplan eine Phase erzeugt. Für jede Zeile mit dem Wert Position aus dem Projektbudget wurde in der Ablaufplanung eine Zeile mit dem Wert Aufgabe erzeugt.
Zur Zuordnung/Gliederung des Ablaufplans stehen Ihnen unter dem Register Zeilen unter dem Menüpunkt Verwalten folgende Optionen zur Verfügung:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Zeile | Erzeugt eine neue Zeile zwischen der ausgewählten Zeile und der darüberliegenden Zeile. |
| Zeile löschen | Löscht die ausgewählte Zeile. |
| Veschieben | Verschiebt die ausgewählte Zeile. |
| Aufwärts | Bewegt die ausgewählte Zeile in der Struktur nach oben. |
| Abwärts | Bewegt die ausgewählte Zeile in der Struktur nach unten. |
| Links | Rückt die ausgewählte Zeile nach links ein. |
| Rechts | Rückt die ausgewählte Zeile nach rechts ein. |
Note
Gleiche Ebene für Aufgaben unter einer Phase
Wenn Sie beispielsweise nachträglich eine Aufgabe über die Option Neue Zeile hinzufügen, müssen Sie die Zeile mit dem Wert Aufgabe der entsprechenden Phase zuordnen, damit diese im Ablaufplan automatisch geplant werden kann.
Die Einrückungen der Aufgaben Funktion 1 – Entwicklung, Funktion 2 – Entwicklung und Funktion 3 – Entwicklung weisen darauf hin, dass diese Aufgaben in die Phase Modul 1 gegliedert sind. Die Zeilen mit den Phasen Modul 1 und Modul 2 sind der übergeordneten Phase Entwicklung zugeordnet (vgl. Abbildung Gegliederter Ablaufplan).
Note
Meilensteine
Sie haben die Möglichkeit auch sogenannte Meilensteine anzulegen. Wenn Sie in der Spalte Zeilenart den Wert Meilenstein verwenden, müssen Sie in der Spalte Vorgänger die Vorgangsnr. der Zuordnung angeben. In der Abbildung Gegliederter Ablaufplan ist beispielweise für Meilenstein Konzeption Abschluss die Phase Konzeption als Vorgänger definiert.
Note
Zeitliche Planung und Gliederung
Die zeitliche Abfolge von Aufgaben, Phasen und das Erreichen von Meilensteinen, können Sie über die Spalte Vorgänger definieren. Für die zeitliche Planung wird berücksichtigt, dass alle Aufgaben, die mit Einrückungen zu einer Phase zugeordnet sind, zuerst erledigt sein müssen, bevor nachfolgende Phasen oder Meilensteine erreicht werden.
Fehlende Mengen in Projektablaufplanzeilen hinzufügen
Wenn Sie die Zeilen für die Projektablaufplanung aus dem Projektbudget übertragen haben (siehe Projektbudgetzeilen in den Ablaufplan übertragen) und in der Projektablaufplanung der Wert in dem Feld Vorgegebene Menge nicht angegeben ist, liegt dies daran, dass in dem Projektbudget kein Wert für das Feld Menge in dieser Budgetzeile hinterlegt ist.
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Mengen im Ablaufplan ergänzen und gleichzeitig zurück in das Projetkbudget übertragen können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Suchfeld (ALT+Q) und suchen Sie die Seite Ablaufpläne.
- Die Seite Ablaufpläne wird angezeigt. Auf dieser Seite werden alle vorhandenen Ablaufpläne angezeigt.
- Öffnen Sie den Projektablaufplan für entsprechende Projekt.
- Prüfen Sie im Register Allgemein, ob die Option Projektbudget aktualisieren aktiviert ist. Diese Option muss für die nachfolgende Beschreibung aktiviert sein.
- Tragen Sie in der Ablaufplanzeile unter dem Feld Vorgegebene Menge die geschätzte Menge ein. Diese Menge wird dann in das Projektbudget übertragen.
Sie haben die fehlenden Mengen in den Projektablaufplan eingetragen. Bei der Eingabe der Mengen wird systemseitig automatisch ein Enddatum errechnet. Wenn Sie den Ablaufplan aktivieren, werden die von Ihnen eingetragenen Werte in den Ablaufplanzeilen aus dem Feld Vorgegebene Menge in das Projektbudget übertragen (wenn der Schieberegler Projektbudget aktualisieren aktiviert ist).
Termine neu berechnen
Nach der Eingabe von Werten in die Felder unter der Spalte Vorgegebene Menge empfehlen wir, die Termine erneut zu berechnen, bevor Sie mit der Zuweisung der Aufgaben fortfahren. Um die Termine neu zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Suchfeld (ALT+Q) und suchen Sie die Seite Ablaufpläne.
- Die Seite Ablaufpläne wird angezeigt. Auf dieser Seite werden alle vorhandenen Ablaufpläne angezeigt.
- Öffnen Sie den Projektablaufplan für entsprechende Projekt.
- Klicken Sie in der Menüleiste auf Vorgang > Termine neu berechnen.
Abbildung: Termine neu berechnen
Die Informationen in den Spalten Startdatum und Endedatum werden neu berechnet.
Bearbeiter zuweisen
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie die Aufgaben im Ablaufplan einer Ressource, Debitor, Kreditor oder einer Ressourcengruppe zuweisen. Um die Aufgabe zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Suchfeld (ALT+Q) und suchen Sie die Seite Ablaufpläne.
- Die Seite Ablaufpläne wird angezeigt. Auf dieser Seite werden alle vorhandenen Ablaufpläne angezeigt.
- Öffnen Sie den Projektablaufplan, in dem Sie Aufgaben zuweisen möchten.
- Klicken Sie in das Eingabefeld unter der Spalte Bearbeitername für die entsprechende Aufgabe, die Sie zuweisen möchten.
- Das Fenster Bearbeiten – Zugewiesen Bearbeiter wird angezeigt.
Abbildung: Bearbeiter zuweisen - Im Eingabefeld für die Spalte Bearbeiterart wählen Sie zwischen den folgenden Werten aus:
- Ressource: Sie weisen die Aufgabe einer Ressource zu.
- Debitor: Sie weisen die Aufgabe einem Debitoren zu.
- Kreditor: Sie weisen die Aufgabe einem Kreditoren zu.
- Gruppe (Res.): Sie weisen die Aufgabe einer Gruppe von Ressourcen zu.
- Im Eingabefeld für die Spalte Bearbeiternr. wird die zugehörige Nummer/der Code ergänzt. Die Felder Bearbeitername und Einheitencode werden vom System mit den dazugehörigen Werten gefüllt.
- Geben Sie in dem Eingabefeld der Spalte Vorgegebene Menge die Menge für die Zeile ein. Alternativ können Sie auch einen prozentualen Anteil definieren. Geben Sie dazu den Wert in dem Eingabefeld Anteil % ein.
Sie haben die Aufgabe einer Ressource, einem Debitoren oder Kreditoren bzw. einer Ressourcengruppe zugeordnet.
Ablaufplan aktivieren
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie den Ablaufplan für ein Projekt aktivieren.
Note
Vorgegebene Mengen aktualisieren Bei der Aktivierung des Projektablaufplans haben Sie die Möglichkeit, geänderte Zeilenwerte in der Spalte Vorgegebenene Menge in das Projektbudget (dem Ursprung der Phasen und Aufgaben) zu aktualisieren. Um die Zeilenwerte aus der Spalte Vorgegebene Menge für die Aufgaben in das Projektbudget zu übertragen, muss im Ablaufplan unter dem Register Allgemein der Schieberegler der Option Projektbudget aktualisieren aktiviert sein.
Um den Ablaufplan zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in der Menüleiste des Ablaufplans auf die Option Vorgang > Ablaufplan aktivieren.
- Es wird ein Dialogfenster angezeigt, indem bestätigt wird, dass der Ablaufplan aktiviert wurde.
Abbildung: Projektablaufplan aktivieren - Der Wert im Feld Planungsstatus wird von In Bearbeitung zu Aktiviert geändert. Gleichzeitig wird auf der Seite Ablaufpläne der Ablaufplan in grün hervorgehoben, um diesen Status anzuzeigen. Ablaufpläne, die nicht aktiviert sind, werden in rot hervorgehoben.
Abbildung: Übersicht Ablaufpläne
Sie haben den Ablaufplan aktiviert.